VIẾT QUY TRÌNH SAO CHO CÓ GIÁ TRỊ THỰC TIỄN?

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH Ở NHIỀU DOANH NGHIỆP

Sau gần 15 năm "ăn ngủ cùng ISO" trong vai trò QA manager, Consultant, Auditor, Chuyên gia AQMC nhận thấy rằng rất nhiều doanh nghiệp có một bộ "Quy trình ISO" rất hoành tráng nhưng hầu như không thể áp dụng vì nó quá xa lạ với thực tế hoạt động quản lý đang diễn ra. Lý do thì nhiều nhưng có điểm chung đó là vì "tham khảo loạn xạ" từ tài liệu của Tập đoàn, đối tác, dowload trên mạng đến bộ tài liệu mẫu của một "nhà tư vấn" nào đó. Tạm gọi đó là kiểu "Quy trình level 1".

Một số doanh nghiệp khác thì họ cũng tham khảo nhưng tham khảo có chọn lọc, sau đó họ cải tiến và sau nhiều lần, thậm chí nhiều năm, trải qua nhiều lần rà soát, audit thì họ đã có bộ quy trình viết đúng với những gì đang diễn ra, các biểu mẫu được áp dụng đầy đủ và sẽ "bị" ít NC sau mỗi lần audit. Ta tạm gọi đây là nhóm "Quy trình level 2", kiểu "viết ra những gì đang làm và làm theo những gì đã viết".

NHU CẦU CẢI TIẾN QUY TRÌNH

Bất kỳ lãnh đạo doanh nghiệp nào khi dự định áp dụng các tiêu chuẩn ISO hay bất cứ tiêu chuẩn quản lý nào khác thì họ đều không chỉ mong "hệ thống hóa những gì đang diễn ra", không chỉ mong là "phù hợp tiêu chuẩn" mà cái chính là họ mong cải thiện chất lượng sản phẩm, chất lượng quản lý, hạn chế rủi ro, hạn chế lãng phí... Nếu như vậy thì quy trình viết ra cần phải có phương pháp, cần phải có tư duy quản lý sắc bén, cần có sáng kiến và phản biện.

Nếu các anh chị đã từng là một người tư vấn có tâm huyết hoặc cán bộ quản lý cấp trung đã nhiều năm "hao tổn tâm sức" để cải tiến bộ tài liệu cho doanh nghiệp của mình thì chắc các anh chị sẽ đồng ý với tôi điều này: Chúng ta có thể viết 10 quy trình khác nhau cho một hoạt động quản lý cụ thể (ví dụ quy trình mua hàng) của một doanh nghiệp, mà quy trình nào cũng đúng với thực tế hoạt động của họ!?

Tại sao lại có chuyện đó? Vì quản lý không như kỹ thuật, nó rất linh hoạt như chúng ta có nhiều cách để nấu được bữa ăn ngon vậy. Tất nhiên là mỗi cách viết sẽ cho ra "chất lượng quản lý" khác nhau. Do đó nhân sự quản lý cấp trung ở doanh nghiệp nếu được giao viết quy trình thì hãy dành thời gian tìm hiểu phương pháp viết quy trình, tham gia các khóa đào tạo về tư duy quản lý để tạo ra các "Quy trình Level 3" anh chị nhé. Đó là loại quy trình được xây dựng trên cơ sở tư duy tiếp cận theo quá trình và hướng tới giải quyết những vấn đề cũng như mong muốn của doanh nghiệp.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT ĐƯỢC CÁC QUY TRÌNH "CHẤT LƯỢNG"?

Một quá trình cần phải có đầu vào, đầu ra rõ ràng. Điều này có nghĩa là phải xác định chính xác quá trình bắt đầu từ đâu, trong điều kiện nào và kết thúc lúc nào, kết quả mong muốn là gì. Ví dụ: Cũng là quá trình "Mua hàng" nhưng tùy doanh nghiệp xác định đầu vào và đầu ra khác nhau thì quy trình để triển khai quá trình đó được thiết lập cũng không giống nhau. 

Theo ví dụ ở trên chúng ta có thể thấy là do xác định đầu vào, đầu ra khác nhau nên dẫn đến quy trình mua hàng diễn ra qua các bộ phận khác nhau, số lượng bước công việc khác nhau và đặc biệt yếu tố chú trọng kiểm soát cũng khác nhau.

• Quy trình mua hàng thứ nhất: Được xác định ngắn gọn và nội dung chú trọng đến mua sao cho đúng với phiếu đề nghị mua hàng, Bộ phận Mua hàng sẽ chủ trì quá trình này.
• Quy trình mua hàng thứ hai: Được xác định dài hơn và nội dung lại chú trọng đến việc tính toán thế nào để số lượng hàng cần mua, thời điểm mua hàng, số lượt mua hàng sao cho tối ưu nhất, Bộ phận Kế hoạch nên được coi là bộ phận chủ trì quá trình này.
• Quy trình mua hàng thứ ba: Khi mà hệ thống quản lý của doanh nghiệp đã triển khai áp dụng các phần mềm chuyên dụng, nền tảng công nghệ thông tin theo định hướng "Chuyển đổi số - Kinh doanh trong thời đại 4.0" thì quy trình mua hàng chỉ cần chú trọng vào khâu nhập dữ liệu sao cho chính xác và phân tích đa chiều hợp lý trước khi đưa ra quyết định lúc nào thì nên mua, mua bao nhiêu, chứ còn những việc tính toán số liệu, dự báo kế hoạch mua hàng, cảnh báo dư thừa, cảnh bảo thiếu hụt vật tư... đã được phần mềm giải quyết hết rồi.

Việc hai doanh nghiệp có hoạt động và quy mô sản xuất kinh doanh giống nhau nhưng lại thiết lập quy trình "mua hàng" khác nhau như ở trên là do vấn đề cần quan tâm hay bối cảnh của hai doanh nghiệp này liên quan đến hoạt động mua hàng được xác định là khác nhau. Hoặc nếu cùng một doanh nghiệp mà hai người viết ra hai quy trình khác nhau mặc dù vẫn "đúng như những gì đang làm" thì đó chính là bởi tư duy về quản lý của hai nhân viên đó là khác nhau.

Như vậy rõ ràng là từ mối quan tâm hay vấn đề của doanh nghiệp khác nhau sẽ dẫn đến quá trình thực hiện sẽ không giống nhau, yếu tố cần kiểm soát, theo dõi - đo lường cũng rất khác nhau. Như ở các ví dụ trên, thoạt nhìn qua thì hoạt động mua hàng nào cũng giống nhau và có vẻ "đúng với mọi doanh nghiệp" nhưng thực chất thì cách thức kiểm soát khác nhau hoàn toàn.

KẾT LUẬN

Để có thể viết ra một quy trình thật sự "chất lượng" thì cán bộ của doanh nghiệp cần có tư duy quản lý sắc bén, nắm bắt thực trạng mảng hoạt động mà mình định viết quy trình và đặc biệt phải biết đâu là yếu tố mà doanh nghiệp cần kiểm soát, cần cải thiện đối với hoạt động đó.

Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của anh chị và Quý doanh nghiệp. Nếu anh chị và doanh nghiệp cần dịch vụ tư vấn, đào tạo chất lượng, linh hoạt, hướng tới hiệu quả THỰC CHẤT, trong đó có hệ thống quy trình hợp lý, thúc đẩy cải thiện năng suất, chất lượng, giảm thiểu rủi ro và lãng phí... xin vui lòng liên hệ AQMC để được các chuyên gia nhiều kinh nghiệm, tận tụy và giàu tâm huyết hỗ trợ anh chị nhé!

Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Chất Lượng Tiên Tiến (AQMC)