ISO 9001:2015 - CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI TRONG DOANH NGHIỆP

TỔNG QUAN

Tiêu chuẩn "ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu" hiện đang được áp dụng rất rộng rãi không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới. Các yêu cầu của tiêu chuẩn này mang đến một khuôn khổ khoa học, trọn vẹn, đầy đủ nhằm giúp các doanh nghiệp tiến hành xây dựng vận hành và cải tiến Hệ thống quản lý sao cho hiệu lực, hiệu quả và không ngừng cải tiến, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, phát triển bền vững.

Nói đến ISO 9001 thì hầu hết các doanh nghiệp đều đã rất quen thuộc, thậm chí cụm từ "Làm ISO" ngụ ý nói đến việc áp dụng riêng một tiêu chuẩn này, trong khi tổ chức ISO đã ban hành đến hơn 30.000 tiêu chuẩn.

Mặc dù phổ biến, quen thuộc và được áp dụng rộng rãi là vậy nhưng vì nhiều lý do mà đã xuất hiện nhiều luồng suy nghĩ không mấy thiện cảm về ISO 9001, như "quá chung chung, khó áp dụng", "thiếu thực tế, nặng về giấy tờ, hình thức". Nhưng đó chỉ là quan điểm của một số cá nhân hoặc suy nghĩ của những doanh nghiệp đã áp dụng nhưng không thành công tiêu chuẩn này.

ISO 9001 LÀ MỘT TIÊU CHUẨN RẤT ĐỘC ĐÁO VÀ TOÀN DIỆN

Thực tế, nếu nhìn nhận một cách khách quan và tích cực thì ISO 9001 mới đúng là tiêu chuẩn rất toàn diện, linh hoạt và độc đáo:

• Trong khi hầu hết các tiêu chuẩn hướng tới "tuân thủ bắt buộc" thì ISO 9001 lại nhắm tới "hiệu quả hơn, ổn định hơn, hài lòng hơn".
• Kết quả audit các tiêu chuẩn khác thường chỉ ra "Lỗi - Cần bổ sung cho đủ" thì với ISO 9001 là "Chưa tốt - Cần cải tiến cho tốt hơn".
• Ngôn ngữ ISO 9001 cực kỳ súc tích, nếu hiểu thấu thì với mỗi từ ngữ đều gợi ý cho ta hướng quản lý công việc rất rõ ràng và cụ thể.
• Trong khi các tiêu chuẩn khác chỉ tập trung vào một khía cạnh quản lý nhỏ thì ISO 9001 chú trọng vào mọi ngóc ngách của hoạt động quản lý vì chất lượng sản phẩm dịch vụ chịu ảnh hưởng bởi hầu như tất cả các yếu tố như nhân lực, vật lực, nguồn cung cấp, phương pháp - công nghệ... Do đó áp dụng tốt ISO 9001 sẽ đồng nghĩa với doanh nghiệp sẽ có được một hệ thống quản lý cơ bản hoàn chỉnh và hiệu quả.

Một trong những sứ mệnh và định hướng chủ đạo của AQMC là giúp các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 một cách linh hoạt, tinh gọn, có hiệu lực và đạt được hiệu quả thiết thực. Chúng tôi không chỉ tư vấn xây dựng và áp dụng QMS chuẩn chỉnh, linh hoạt, chi tiết, sát thực NGAY TỪ ĐẦU cho các doanh nghiệp mà AQMC còn chú trọng tư vấn giúp các doanh nghiệp cải tiến QMS của mình sao cho hiệu lực, hiệu quả thực chất: giảm thiểu sai lỗi, giảm sự cố phát sinh, giảm lãng phí... ngay cả khi doanh nghiệp ĐÃ CÓ CÁC CHỨNG CHỈ.

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI

Việc áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp không chỉ giúp cải thiện hệ thống quản lý chất lượng mà còn nâng cao uy tín, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Dưới đây là các bước triển khai ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp:

1. Cam kết từ lãnh đạo

• Lãnh đạo cao nhất phải cam kết và hỗ trợ đầy đủ trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống.
• Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thời gian).
• Thể hiện rõ những mục đích, mong muốn thực sự của doanh nghiệp đối với việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 và quyết tâm, kiên trì để đạt được các mục đích đó.

2. Đánh giá hiện trạng (Gap Analysis)

• So sánh thực trạng hệ thống hiện tại với các yêu cầu của ISO 9001:2015.
• Xác định khoảng cách, điểm yếu và các điểm cần cải tiến.
• Xác định các quá trình quản lý cần thiết và các kết quả dự kiến (KPIs) cụ thể của từng quá trình.

3. Lập kế hoạch triển khai

• Xác định các hạng mục cần bổ sung, sửa đổi và danh sách tài liệu dự kiến.
• Lập kế hoạch chi tiết bao gồm:
  • Thời gian thực hiện các hạng mục công việc
  • Nhân sự phụ trách (Ban ISO, Ban hoạch định chất lượng...)
  • Nguồn lực hỗ trợ và các nội dung cải thiện hiện trường (nếu cần)
  • Lộ trình triển khai chi tiết

4. Đào tạo nâng cao nhận thức về tiêu chuẩn và tư duy quản lý

• Tổ chức đào tạo cho:
  • Các thành viên Ban lãnh đạo
  • Cán bộ quản lý cấp trung
  • Toàn thể nhân viên
• Mục tiêu: giúp mọi người hiểu được ý nghĩa, lợi ích, và vai trò của họ trong Hệ thống quản lý và phương pháp phối hợp với đơn vị tư vấn trong việc thiết lập, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý.

5. Xây dựng/cập nhật bổ sung hệ thống tài liệu

Bao gồm:

• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng
• Sổ tay chất lượng (nếu cần), các Quy chế (nếu cần).
• Quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn công việc
• Các loại biểu mẫu vận hành và biểu mẫu theo dõi, đo lường, phân tích, cải tiến
• Lưu ý: ISO 9001:2015 không yêu cầu nhiều tài liệu, hồ sơ, việc xác định số lượng cũng như nội dung tài liệu, hồ sơ chủ yếu là để phục vụ mục đích quản lý thực sự của doanh nghiệp.

6. Triển khai & vận hành Hệ thống quản lý

• Áp dụng các quy trình, tài liệu đã thiết lập vào thực tế.
• Ghi nhận hồ sơ chất lượng, theo dõi, đo lường các kết quả triên khai.
• Đánh giá mức độ hiệu lực của hệ thống để sửa đổi, hoàn thiện.

7. Đào tạo và thực hiện đánh giá nội bộ (Internal Audit)

• Đào tạo, cấp chứng chỉ cho đội ngũ đánh giá viên nội bộ
• Đánh giá tính ứng dụng và hiệu lực của hệ thống.
• Tìm ra sự không phù hợp để thực hiện các hành động khắc phục.

8. Xem xét của lãnh đạo (Management Review)

• Lãnh đạo xem xét toàn bộ hệ thống:
  • Mức độ đạt được mục tiêu
  • Kết quả đánh giá nội bộ
  • Các đề xuất, kiến nghị
  • Các cơ hội cải tiến
• Đưa ra quyết định bổ sung nguồn lực, chỉ đạo, cải tiến Hệ thống quản lý.

9. Đánh giá chứng nhận bởi Bên thứ ba (Certification Audit)

• Doanh nghiệp chọn tổ chức chứng nhận (ví dụ: BSI, SGS, MQA, Good VN...).
• Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá hệ thống.
• Tư vấn AQMC hỗ trợ và hướng dẫn khắc phục - đảm bảo doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.

10. Duy trì và cải tiến liên tục

• ISO 9001:2015 nhấn mạnh tư duy "PDCA" (Plan - Do - Check - Act).
• Luôn tìm cách cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng.
• Tư vấn AQMC tiếp tục đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý của mình trong những năm tiếp theo - Sau khi đã đạt chứng chỉ.

KẾT LUẬN

Việc triển khai ISO 9001:2015 là một quá trình cải tiến liên tục, cần sự đồng lòng từ lãnh đạo đến nhân viên. Không chỉ để "có chứng chỉ", mà quan trọng là để không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu suất, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Trên đây là những thông tin AQMC muốn chia sẻ về ISO 9001:2015 - Các bước triển khai trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang lại nhiều thông tin hữu ích, giúp doanh nghiệp có thể xác định rõ, đầy đủ các vấn đề thực sự của mình để đưa ra phương án lựa chọn và thực hiện cho phù hợp và hiệu quả nhất.

Nếu anh chị và doanh nghiệp có quan tâm, thắc mắc, cần sự hỗ trợ về những vấn đề liên quan tới các Tiêu chuẩn ISO, hãy vui lòng liên hệ ngay với AQMC theo thông tin dưới đây:

Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Chất lượng Tiên Tiến

• Hotline: 0243 998 3568
• Hoặc 0358 978 796 (Ms. Nga) & 0971 620 696 (Ms. Cài)